Warum werden seit dem 01.01.2025 zwei PDF-Dateien an einer Rechnungsmail angehängt?

Warum werden seit dem 01.01.2025 zwei PDF-Dateien an einer Rechnungsmail angehängt?


Info

Seit dem 01.01.2025 enthalten Rechnungsmails zwei PDF-Anhänge. Diese Änderung resultiert aus neuen gesetzlichen Vorgaben sowie technischen Anpassungen in unserem System. Nachfolgend erläutern wir die Hintergründe dieser Neuerung und geben Ihnen praktische Hinweise, wie Sie die Dokumente nutzen können.


Hintergrund der Änderung

Zum Jahresbeginn 2025 sind neue Standards für elektronische Rechnungen eingeführt worden, um die Compliance mit den gesetzlichen Vorschriften, wie z. B. der EU-Richtlinie für elektronische Rechnungen (2014/55/EU), zu gewährleisten. Diese Standards erfordern die Bereitstellung von zusätzlichen Informationen, die in einem erweiterten PDF-Format bereitgestellt werden müssen.

Was bedeuten die zwei PDF-Dateien?

Die zwei angehängten PDF-Dateien haben unterschiedliche Zwecke:

  1. Das Haupt-PDF: Dieses Dokument entspricht der gewohnten Rechnung, die alle notwendigen Informationen wie Rechnungsnummer, Betrag, Steuerdetails usw. enthält. Es ist für die Übermittlung an die Buchhaltung vorgesehen.

  2. Das zusätzliche PDF:


    Eine ZUGFeRD 2.3.0 Datei enthält zwei Hauptkomponenten:

    Visuelle Darstellung

    Die visuelle Darstellung der Rechnung erfolgt im PDF/A-3 Format. Dies ermöglicht eine menschenlesbare Version der Rechnung, die wie eine herkömmliche PDF-Rechnung aussieht und genutzt werden kann.

    Strukturierte Daten

    Eingebettet in die PDF/A-3 Datei befindet sich ein XML-Anhang mit den strukturierten Rechnungsdaten. Diese maschinenlesbaren Daten ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung der Rechnungsinformationen.


Notes
ZUGFeRD 2.3 ermöglicht eine präzisere Abbildung komplexer E-Rechnungen und unterstützt den grenzüberschreitenden elektronischen Rechnungsverkehr innerhalb der EU

Warum wurde das implementiert?

Diese Änderung wurde notwendig, um die folgenden Vorteile und Anforderungen zu erfüllen:

  • Gesetzliche Konformität: Sicherstellung, dass alle Rechnungen den neuesten regulatorischen Anforderungen entsprechen.

  • Transparenz: Bereitstellung zusätzlicher Informationen für komplexe Rechnungsfälle.

  • Bessere Lesbarkeit: Die Trennung von Haupt- und Zusatzinformationen verbessert die Lesbarkeit der Hauptrechnung.

Häufige Fragen (FAQ)

1. Kann ich das zweite PDF ignorieren? In den meisten Fällen können Sie das zusätzliche Dokument für interne Zwecke ignorieren, sofern keine spezifischen gesetzlichen Anforderungen bestehen. Wir empfehlen jedoch, die Inhalte zu prüfen.

2. Kann ich das Feature deaktivieren? Leider ist diese Funktion für bestimmte Rechnungsarten gesetzlich vorgeschrieben und kann nicht deaktiviert werden. Falls Sie nur das Haupt-PDF benötigen, kontaktieren Sie bitte unseren Support für mögliche Anpassungen.


Wir bedanken uns für Ihr Verständnis für die Umsetzung dieser neuen Anforderungen.